Come creare un’offerta last minute efficace, che ti aiuti a riempire le camere rimaste invendute proprio sul filo del rasoio? Seguimi e ti spiegherò passo passo come creare un’offerta last minute razionale e davvero incisiva!

Dire che “ogni camera vuota è una camera persa” è, a oggi, l’ovvietà delle ovvietà. Ciò nonostante ho visto decine e decine di strutture non fare questa promozione malgrado l’evidente bisogno.

Come per la carrozza di Cenerentola anche le tue camere, se non le hai vendute prima, a mezzanotte tornano a essere delle zucche. Se non ti capita mai benissimo, ma se mangi zucca tutte le sere o quasi, probabilmente questa promozione può darti una mano.

Da dove devi partire per creare un’offerta last minute?

Innanzitutto devi prendere coscienza di quanto ti costa tenere una camera vuota. Questo è un passaggio obbligato per permettere alla tua mente di vedere i fatti sotto un diverso punto di vista.

Per farlo devi calcolare i costi fissi della tua struttura, cioè la somma di tutte le voci di spesa non dipendenti da un maggiore afflusso degli ospiti, come gli stipendi, tasse, eventuale affitto, investimenti e altro ancora. Più semplicemente stiamo parlando di tutto quello che spenderesti anche se nessun ospite si presentasse alla tua porta.

Una volta ottenuto il risultato, devi dividerlo per il numero di camere e successivamente per i giorni di apertura.

Esempio: 300.000€ : 22 camere : 359 giorni = 38€

Questo è il costo fisso giornaliero di ogni tua camera, anche se vuota. Se non hai mai fatto questo ragionamento un campanellino dovrebbe cominciare a suonare nella tua testa.

Se la camera è occupata, a questi 38 € di costi fissi vanno aggiunti i costi variabili generati dalla presenza degli ospiti presso la tua struttura.

Quanto ti costano due ospiti in camera doppia e con trattamento B&B tenendo conto dell’aumento delle utenze come l’elettricità e l’acqua dovuto alla loro presenza, eventuali pasti, la cancelleria, i costi di pulizia, le commissioni e tutto il resto?

Ipotizziamo che ti costino 15€.

Quindi il totale sarà di 38€ + 15€ = 53€

Questo è il costo giornaliero di una camera doppia occupata da due persone in trattamento B&B.

Ho di molto riassunto l’argomento per dare almeno un’idea dell’importanza di questa presa di coscienza. Se ti interessa approfondire rivolgiti al tema del Revenue Management alberghiero.

Prendi i tuoi dati in mano prima di effettuare qualsiasi scelta operativa e strategica

Data per assodata la situazione di cui sopra possiamo iniziare a tirare delle conclusioni:

• Ogni camera lasciata vuota ti costa 38€ al giorno
• La vendita di ogni alloggio a un prezzo di oltre 15€ e fino a un prezzo di 53€ contribuisce a erodere i costi fissi e quindi a ridurre progressivamente le perdite. Quindi, se venderai la camera a 16€, considerato che i costi variabili sono di 15€, il bilancio negativo imputabile ai costi fissi non sarà più di 38€ ma di 37€. La diminuzione delle perdite aumenterà progressivamente e a 53€ raggiungerai finalmente il punto di pareggio, ovvero avrai annullato tutti i costi giornalieri che una camera comporta.
• Dai 54€ in avanti otterrai un margine di guadagno, ovvero avrai coperto tutti i costi e inizierai ad accumulare ricavi. Se la stanza viene venduta a 80€ il calcolo è semplice:

80€ (prezzo di vendita) – 53€ (costi fissi e variabili) = 27€ (guadagno)

Questa è matematica per cui è incontestabile e da questi dati devi partire per operare una qualsiasi scelta a riguardo.

Sull’argomento delle scontistiche e più in generale della dinamicità tariffaria ci sono opinioni diverse che non derivano dall’oggettività dei conti algebrici ma dalla soggettività della percezione del prezzo.

I più duri e puri nel caso elencato sopra scenderebbero tranquillamente anche a 16€ sostenendo che un prezzo minore porterà recensioni migliori con benefici a cascata, dalla generazione di nuovi contatti utili per il futuro fino alla possibilità di generare vendite accessorie al Bar, alla Spa o altrove.

Altri andrebbero più cauti ad abbassare il prezzo per timore di venire percepiti come un prodotto di basso livello, per paura di perdere i clienti storici che magari hanno prenotato in anticipo e pagato di più, oppure per tante altre motivazioni.

Quindi qual è la decisione più sensata da prendere per la tua struttura?

Come sempre non c’è una risposta univoca a questa domanda e devi fare un’analisi del tuo contesto operativo.

Quali abitudini di prenotazione ha il tuo ospite? Qual è il suo Indice di Soggiorno Medio e la Booking Window?

Hai un Hotel Quattro Stelle Business in città con forte ricambio di clientela abituata a viaggiare e alla dinamicità dei prezzi?

Oppure hai una Struttura Leisure con l’80% di clientela di ritorno, mediamente anziana e poco avvezza a queste dinamiche?

Quanto, tu o il tuo personale, siete bravi a spiegare e a dare un senso alla circostanza? Avete sangue freddo e faccia da poker oppure diventate rossi in volto dinanzi alle recriminazioni di un cliente storico?

Con quante camere libere arrivi sotto data? Se in medio-alta stagione sono appena una manciata tutto bene, ma se fossero molte di più allora ci sarebbe ben altro da considerare rispetto a una semplice offerta last minute. Questa tecnica deve essere equilibrata e centrata a vendere solo lo stretto e inevitabile necessario, essendo tendenzialmente questo il momento prenotativo con la tariffa media e l’indice di soggiorno medio più bassi.

Queste sono le domande che devi porti prima di prendere decisioni che riguardano qualsiasi tipo di dinamicità tariffaria, che sia offrire una semplice scontistica oppure passare a un listino dinamico vero e proprio.

Il viaggiatore last minute

Alcuni dubbi degli addetti ai lavori si sviluppano attorno alla ventilata possibilità di “diseducazione del viaggiatore” che questa pratica comporterebbe. Essi pensano che con le offerte last minute si abituerebbe l’ospite a prenotare a ridosso della data perché più conveniente.

A mio parere è un timore privo di fondamento. Ci sono casi da valutare attentamente prima di creare un’offerta simile, in strutture con un indice di soggiorno medio molto basso e Booking Window estremamente ridotta. A titolo di esempio, quelle prossime a vie di comunicazione trafficate oppure ad aeroporti.

Nella maggior parte delle situazioni chi prenota last minute è solo una piccola fetta del totale della domanda, generalmente soggiorna per poco tempo e spesso risulta residente a una distanza piuttosto prossima alla destinazione.

Chi, al contrario, soggiorna per lunghi periodi, ha già in tasca la prenotazione di un biglietto aereo oppure desidera più sicurezza e un maggiore ventaglio di scelta di strutture ricettive a disposizione, prenota in anticipo.

Se deciderai di creare un’offerta last minute ricordati di effettuarla solo quando sei coperto dalle tue politiche di cancellazione.

Ad esempio, nel caso tu offra la cancellazione gratuita fino a tre giorni prima dalla data di arrivo, non attivare la last minute prima che scatti questo termine o rischierai che i tuoi clienti già acquisiti cancellino per poi prenotare di nuovo.

Come creare un’offerta last minute su Booking.com?

Su Booking.com puoi scegliere quanti giorni oppure ore prima del check in possa essere vista l’offerta, quale scontistica percentuale vuoi offrire e a quali piani tariffari, camere e date applicarla.

Puoi ad esempio offrire una scontistica del 10% prenotabile da tre giorni prima della data di arrivo. Booking.com mostrerà automaticamente l’offerta in caso ci siano delle camere invendute.

Ricorda solo di creare un parallelo con la vendita diretta, ovvero di offrire la stessa promozione sul tuo sito e al telefono, per non avvantaggiare il portale a discapito del tuo canale principale.

Articolo tratto da “RivOLTA! Rivoluziona il tuo modo di usare Booking.com”. Il primo libro scritto in Italia per le strutture ricettive che tratta interamente la tematica delle OLTA e del loro corretto utilizzo. Tratta inoltre argomenti diversi ma correlati, idee e spunti fondamentali per qualsiasi tipo di struttura destinata a scopi turistici. Mai come in questo momento una struttura ricettiva ha avuto l’estrema necessità di utilizzare ogni suo canale di vendita e visibilità al massimo dell’efficacia.
Clicca su questo link per avere maggiori informazioni sul libro, per ordinare la tua copia o per leggerne un estratto!